organiser un événement digital en 2022

Les bonnes pratiques pour organiser un événement digital en 2022

Beaucoup de gens utilisent Internet pour se connecter avec des amis et la famille. Toutefois un événement digital est un moyen efficace pour se connecter avec d’autres professionnels. Pendant la pandémie de COVID-19, beaucoup d’activités, de réseautage et de vie sociale ont changé en ligne, et l’industrie des événements virtuels est actuellement en plein essor.

Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez accueillir un événement engageant qui fera revenir vos invités pour plus.

Quels sont les événements virtuels?

Les événements virtuels sont des événements en ligne. Selon l’objectif, ils peuvent être organisés sous forme de webinaires sur invitation seulement, de webinaires en direct accessibles au public, de conférences en ligne nécessitant un accès payant.

Les événements virtuels ont généralement lieu sur des plateformes en ligne comme Instagram, Twitter ou Zoom, Google Meet, où vous pouvez vous connecter avec votre public via un chat vidéo ou un appel vocal. Il existe également un marché croissant de plateformes d’événements virtuels spécialisés pour les webinaires et les conférences.

Un avantage intéressant d’organiser un événement virtuel est qu’il n’est pas très cher, pas besoin de louer de l’espace! En outre, vous pouvez parler à un public mondial dans le confort de votre propre maison.

Cependant, l’organisation d’événements virtuels comporte aussi certains inconvénients, à savoir que vous n’êtes pas physiquement en présence de vos invités. Certains participants pourraient se sentir déconnectés ou auront du mal à se concentrer sur ce que vous dites alors qu’ils ont du mal avec la qualité vidéo et audio, une mauvaise insonorisation ou un bruit de fond.

1. Fixer des objectifs clairs dès le départ

Avant de planifier l’agenda de votre événement virtuel ou de choisir la meilleure plateforme d’événement virtuel, assurez-vous de savoir pourquoi vous voulez organiser un événement. Fixez des objectifs SMART et assurez-vous que toute l’équipe responsable du projet comprend ce que vous voulez accomplir.

2. Choisissez la bonne plateforme pour accueillir votre événement virtuel

Il existe de nombreuses plateformes qui offrent différentes fonctionnalités, du co-hébergement avec une autre organisation ou une autre entreprise aux outils de modération avancés.

3. Travailler avec une équipe d’événements

Travailler en équipe peut rendre la planification d’événements virtuels beaucoup plus facile et plus fluide. Avec autant de pièces mobiles et de stratégies différentes à considérer comme planificateur d’événements virtuels, il vaut la peine de consacrer du temps à la recherche et de demander à vos pairs ce qui a fonctionné et n’a pas fonctionné pour eux. Prenez le temps d’assister à des événements virtuels et de prendre des notes concrètes pour réfléchir au moment où c’est votre tour de prendre le siège du conducteur. Ajoutez ces renseignements à votre liste de contrôle de planification d’événements.

Si vous n’avez pas accès à une équipe, pensez à engager une agence event comme tic tac event, lorganisation événementielle Tunisie est leur passion et ils seront capables d’organiser le meilleurs des événements.

4. Promouvoir votre événement virtuel

Ne prévoyez pas qu’un public vienne vous voir, assurez-vous de faire connaître votre événement longtemps à l’avance afin que les participants sachent quand il aura lieu et comment ils pourront y participer.

5. Élaborer un programme clair

Vous ne voulez pas faire attendre vos participants pour longtemps. Fournissez un ordre du jour clair avec les horaires clairement indiqués et incluez les liens pertinents, afin que les participants puissent planifier à l’avance.

6. Inclure des modérateurs à votre événement

Vous voulez vous assurer d’avoir suffisamment de modérateurs sous la main pendant votre événement virtuel au cas où les choses deviendraient incontrôlables. N’oubliez pas : tout le monde n’est pas aussi poli en ligne qu’hors ligne!

7. Faites participer votre auditoire

Votre auditoire n’a pas besoin d’une conférence d’une heure, planifiez plutôt des activités qui impliquent une participation active. Incitez vos participants à converser et à poser des questions aux hôtes.

8. Préparation au dépannage

Il est possible de considérer plusieurs plateformes. Au cas où il y aurait des difficultés techniques avec votre vidéo ou audio, vous pouvez passer à un service différent et continuer l’événement comme prévu.

9. Envoyer un suivi après l’événement

Assurez-vous de communiquer avec vos participants sur la façon dont ils peuvent avoir accès aux enregistrements de l’événement par la suite. Cela les encourage également à se joindre à nouveau la prochaine fois!

10. Compte rendu

Une fois l’événement terminé, prenez le temps de communiquer avec votre équipe et de passer en revue ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. De cette façon, vous serez mieux préparé pour votre prochain événement virtuel!

Conclusion :

L’hébergement d’un événement virtuel peut être une tâche ardue, mais elle n’a pas à l’être. Il y a d’excellents conseils et des pratiques exemplaires qui vous aideront à assurer le succès de votre événement virtuel et à offrir à tous une expérience extraordinaire.

Author: Damien